Внесение изменений в номенклатуру дел в течение года

Внесение изменений в номенклатуру дел в течение года

Дорогие читатели!

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы,

поступившие на прямую линию по теме «Номенклатура дел»,

которая проходила 28 ноября 2008 г.

Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач —

юрист, главный редактор журнала «Юридический мир»,

ведущий горячей линии по кадровым вопросам.

Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов:

1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.

Данные перечни устанавливают единые сроки хранения и являются обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с указанными документами.

Номенклатура дел на следующий год утверждается обычно в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?

Да, действительно, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Впоследствии такие дела придется расформировывать (перешивать), что потребует не только материальных, но и временных затрат. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, то есть как только начинается ее деятельность, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.

Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вписываются от руки в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек).

В обязанности какого структурного подразделения либо специалиста входит составление номенклатуры дел?

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.

В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Этим сотрудником разрабатывается Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при городском (районном) исполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.

В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации и перед утверждением подлежит согласованию с государственной архивной службой.

Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступить непосредственно к разработке номенклатуры дел. К данному процессу привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.

Насколько обязательно наличие в организации номенклатуры дел? Можно ли обойтись без нее? Будет ли являться отсутствие номенклатуры дел нарушением и какая ответственность предусмотрена законодательством за подобное?

Без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации.

Статьей 4 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII«О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от 06.01.1999 № 236-З) (далее — Закон о НАФ) установлено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, а также физические лица обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными Законом о НАФ и иными актами законодательства.

В соответствии со ст. 5 Закона о НАФ документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь, являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.

Поэтому ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП) предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения согласно ч. 2 ст. 12.1 КоАП влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.

Вы также можете получить комментарий специалиста, позвонив на прямые линии, которые регулярно организуются журналом «Секретарское дело».

Задать интересующие вас вопросы можно, позвонив или написав в редакцию журнала. Мы в кратчайшие сроки передадим ваш вопрос компетентному специалисту в нужной сфере, который подготовит для вас исчерпывающий ответ.

Также задать вопрос, обменяться опытом и просто обсудить насущные проблемы с коллегами по цеху можно на форуме журнала «Секретарское дело» .

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций , положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

03 ноября, 2016

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Согласование проекта номенклатуры с отделами.

Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся?

Вы столкнулись с проблемой, которая часто возникает, когда в организации разрабатывается номенклатура дел структурного типа (для индексации ее разделов используются те индексы, которые уже присвоены кадровой службой и закреплены в схеме оргструктуры или в организационных документах: структура и штатная численность или штатное расписание организации), т.е. главная таблица номенклатуры дел как классификатора специально не разрабатывается, а в ее качестве просто ­используется схема оргструктуры.

Но при любом изменении схемы оргструктуры служба делопроизводства и архив не должны сразу же перерабатывать номенклатуру дел и систему индексации. Обычно в течение года ее действия служба делопроизводства «ведет» номенклатуру дел, поддерживает ее в актуальном состоянии, фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (ручкой или даже карандашом при частых изменениях) все изменения, включая изменения в заголовках и индексах дел. К моменту разработки и утверждения номенклатуры дел на следующий год этот рабочий экземпляр, отражающий все изменения и дополнения, сделанные в течение года, станет основой для закрепления актуальной систематизации документов и дел в следующем году.

Актуальность номенклатуры дел может быть обеспечена за счет создания справочных таблиц, которые называются таблицами соответствия. В связи с каждым изменением структуры организации и индексов подразделений рекомендуем составлять таблицу соответствия индексов на дату внесения изменения:

Таблицы соответствия обычно подписываются руководителем службы делопроизводства, который подписывает и саму номенклатуру дел. Таблицы помогают правильно оформлять номера дел и томов в процессе подготовки документов к сдаче в архив ­организации после окончания соответствующего делопроизводственного года.

А теперь обратимся к вопросам методики разработки номенклатуры дел. Опыт «лучших практик» коммерческих организаций показывает, что в главной таблице (а значит, и в названиях разделов номенклатуры дел) гораздо удобнее отражать основные направления деятельности или функции, т.е. разрабатывать ­номенклатуры дел двух других типов: производственно-отраслевую или функциональную.

Но даже если в качестве названий разделов номенклатуры дел в процессе ее разработки используются названия структурных подразделений организации (номенклатура дел структурного типа), то это не означает, что в ней механически повторяются названия и индексы, установленные штатным расписанием или схемой оргструктуры. Главная таблица номенклатуры дел вполне может существовать самостоятельно, и индексы, присвоенные ее разделам в этом случае не должны совпадать с индексами структурных подразделений, которые закрепляются за ними в других документах (штатное расписание, классификатор подразделений финансового планирования и т.п.). Поскольку номенклатура дел служит инструментом систематизации документального фонда организации, то в ней как в совершенно самостоятельном классификаторе должны быть закреплены документальные фонды подразделений, функциональные документные комплексы, дела (первичные комплексы) и документы, расположенные по степени их значимости и во взаимосвязи.

В штатном расписании закрепляются структурные единицы с определенными индексами, но для номенклатуры дел на их основе и с учетом установленных названий подразделений разрабатывается собственная главная таблица, в которой подразделения располагаются по степени значимости и соответствующим образом индексируются. Причем служба делопроизводства, которая «обслуживает» деятельность руководителей организации (генеральный директор и его заместители), в главной таблице ­номенклатуры дел структурного типа всегда располагается первой и имеет индекс 01. Сравните 2 классификатора:

К правильно разработанной главной таблице номенклатуры дел проще составлять таблицы соответствия при изменении названий и индексов структурных подразделений и индексов дел.

После введения в номенклатуру новых подразделений в течение календарного года индексы дел филиалов и дополнительных офисов изменились, следовательно, возник вопрос, необходимо ли менять титульные листы текущих дел?

Н оменклатура дел – живой документ, который отражает жизнедеятельность организации от момента ее создания до последних дней деятельности. А так как современный мир динамично развивается, то и номенклатура дел развивается вместе с организацией.

В конце истекшего года анализируется действующая номенклатура дел, все ее плюсы и минусы, и на основании этого, как правило в декабре, разрабатывается новая номенклатура дел на следующий год. Заголовок номенклатуры дел должен содержать обязательное указание, на какой год она разработана, например: «Номенклатура дел на 2012 год». Вводится номенклатура дел с 1 января нового года на основании приказа по основной деятельности, рассылается по всем структурным подразделениям и филиалам, если такие имеются. Номенклатура за прошлый год закрывается, оформляется итоговая запись и в обязательном порядке включается в опись дел постоянного хранения для передачи в дальнейшем на хранение в архив организации. Такая процедура проводится во всех организациях любого уровня ежегодно в декабре.

В случае ликвидации или реорганизации организации, допустим, с 1 июля 2011 года, все документы и номенклатура дел должны быть закрыты по 30 июня 2011 года, сформированы и переданы на хранение в архив. Архивный фонд будет считаться закрытым.

После реорганизации организации открывается новый архивный фонд, разрабатывается новая номенклатура дел на основании новой структуры и нового штатного расписания. В бланке новой номенклатуры дел указываются все новые реквизиты и, в частности, новое название. Обязательно нужно указать, с какой даты вводится данная номенклатура, например, с 1 июля 2011 года. Это необходимо во избежание путаницы при формировании документов за 2011 год. Смешивание документов разных фондов считается грубейшей ошибкой в архивном деле. Документы с такими ошибками в дальнейшем ни один архив не примет на хранение. Организация будет вынуждена затратить силы, время и финансы на переформирование дел.

Если же организация не ликвидируется и не реорганизовывается, а в ее деятельности лишь изменяются или добавляются какие-то задачи и функции, частично меняется или дополняется структура и штатное расписание, то в данном случае (поскольку фонд остается прежним) все реквизиты в номенклатуре дел остаются прежними. Меняется только дата ввода обновленной номенклатуры в действие. А за сохранение прежних индексов еще можно побороться, причем несколькими способами.

Приведем в качестве примера следующую ситуацию:

Допустим, в 2010 году в организации было открыто небольшое, но перспективное направление по поставкам какой-то продукции в страны СНГ. Работа находилась в начальной стадии, и документов в 2010 году было немного. Занимался этим вопросом по штатному расписанию только 1 сотрудник.

В номенклатуре дел за 2011 год по данному направлению деятельности внесено было одно дело с таким заголовком и индексом: «2.3. Документы по поставкам. в страны СНГ».

Все документы, списанные в данное дело в 2010 году, уместились в одну папку, т.е. в одно дело.

Но направление по работе со странами СНГ в 2011 году резко активизировалось и, соответственно, значительно вырос поток документов. Данным направлением стало заниматься гораздо больше сотрудников, допустим, согласно штатному расписанию, З человека. И стало ясно, что если данное дело не упорядочить с учетом нарастающего объема, то в дальнейшем это приведет к затруднениям при поиске необходимых документов. На поиск нужного документа каждый раз будет затрачиваться слишком много времени. Чтобы не изменять всю номенклатуру дел и прежде всего не менять индексы, в данном случае можно посоветовать сделать подрубрики, например:

2.3. Документы по поставкам. в страны СНГ

2.3.1. В Азербайджан

2.3.3. В Белоруссию

Необходимо отметить, что в подобных случаях заголовки дел в номенклатуре выстраиваются по алфавитному или географическому признаку (например, страны располагаются в алфавитном порядке). Возможно, в вашей организации открылись филиалы в городе, тогда эти филиалы можно внести в номенклатуру по названиям улиц и также в алфавитном порядке:

7.1. Документы филиалов по .

7.1. Дополнительный офис «Беговая»

7.2. Дополнительный офис «На улице Волгина»

7.3. Дополнительный офис «На улице Гарибальди»

7.4. Дополнительный офис «На улице Народного Ополчения»

При более масштабных изменениях в организации, например, введении новых управлений, конечно, лучше будет полностью переработать номенклатуру дел в соответствии с новой структурой и штатным расписанием. Рекомендуется при разработке новой номенклатуры оставлять резервные номера (индексы), но не более трех, после каждого раздела. Тогда не будет возникать проблем с изменением индексов в случае незначительного изменения структуры организации.

Можно поискать и варианты «бескровной операции» в связи с новшествами, например, если новые управления внести в структуру после уже действующих управлений, то в данном случае просто продолжается нумерация индексов:

Допустим, было 4 управления, ввели еще 3 новых. Тогда старые управления остаются под своими прежними номерами, с № 1 по № 4, а новым присваивают следующие за ними: №№ 5, 6, 7.

Можно частично сохранить индексацию дел за счет филиалов:

Филиалы и дополнительные офисы, которые ранее были внесены в номенклатуру, можно выделить в отдельные номенклатуры дел с обязательным указанием на «шапке» четкого названия и нового индекса, допустим, с литерной буквой «ф», а на их место в основной номенклатуре дел внести вновь созданные подразделения (управления). Тогда основная масса дел в номенклатуре останется без изменения.

Если же в середине года пришлось менять номенклатуру дел и, соответственно, индексы, то стоит отразить эту информацию на титульных листах. Сделать это можно ручкой или карандашом, взяв старый индекс в скобки и рядом дописав новый.

Для документов временного хранения (до 5 лет) на этом можно и остановиться.

А для дел с документами постоянного хранения и по личному составу в дальнейшем (при подготовке этих дел для сдачи на архивное хранение) такие «дописки» от руки станут подсказкой о том, что стоит перепечатать титульный лист, опять же указав на нем одновременно два индекса: старый в скобках и новый. Кроме того, при оформлении дел и составлении описей на постоянное хранение и по личному составу изменение индексов нужно будет отразить в предисловии к описи и указать в итоговой записи номенклатуры дел за истекший год.

Еще по теме:

  • Когда начался материнский капитал в россии С какого года начали выплачивать материнский капитал? Интерисуюсь, положен ли мне материнский капитал, если второго родила после 30 лет в 2007 г? 1 ответ на вопрос от юристов 9111.ru Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 256-ФЗ "О […]
  • Трудовой кодекс 2018 статья 236 комментарии Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, […]
  • Как оформить опекунство над инвалидом 2 группы Виды и правила оформления пособий и льгот для опекунов над инвалидами 2 группы На сегодняшний день по всей территории Российской Федерации проживает немало опекунов, которые оформили опекунство над инвалидами 2 группы. Все они задаются […]
  • Как получить свидетельство о рождении казахстан Регистрация рождения и получение свидетельства о рождении, внесение изменений и дополнений в записи ЗАГС В электронном формате доступна Как получить услугу в государственном органе или в НАО «Государственная корпорация «Правительство для […]
  • Ст 139 гк рф Статья 139 ГК РФ. Утратила силу с 1 января 2008 года. - Федеральный закон от 18.12.2006 N 231-ФЗ. Новая редакция Ст. 139 ГК РФ Утратила силу с 1 января 2008 г. Комментарий к Ст. 139 ГК РФ 1. Комментируемая статья признает информацию […]
  • Как получить материнский капитал ставрополь Материнский капитал в Ставропольском крае В настоящее время Ставропольский край является одним из тех регионов страны, в котором демографические показатели имеют положительную динамику (в том числе наблюдается естественный прирост […]
  • Особенности назначения экспертизы по уголовным делам Экспертиза Назначение экспертизы Порядок назначения экспертизы Назначение судебной экспертизы по отдельным видам судопроизводства Экспертиза по делам об административных правонарушениях Согласно ч. 1 ст. 26.4 КоАП РФ в случаях, если […]
  • Адвокат варламова софья Кто играет Софью Павловну в "Суд присяжных.Окончатель­ ный вердикт"? Отвечая на главный вопрос, скажу, что роль помощника адвоката Маркарьяна - Варламову Софью Павловну, играет российская актриса театра и кино Малиновская Мария […]