Подотчетное лицо получило аванс на командировочные расходы

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

  • учет командировочных расходов;
  • учет расходов на проезд;
  • учет расходов на проживание;
  • выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Сотрудник был направлен в командировку, при этом денежные средства ему не выдавались. В течение какого времени после приезда он должен предоставить работодателю отчет по израсходованным в связи с командировкой денежным суммам?

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»).
Как видно, авансовые отчеты об израсходованных в связи с командировкой суммах обязаны предоставлять только те работники, которым при направлении в командировку были выданы денежные авансы. Поскольку сотрудник перед командировкой денежный аванс не получил, то и обязанности предоставлять авансовый отчет он не несет. Соответственно, бессмысленно говорить и о каком-либо сроке предоставления такого отчета. При этом работодатель в любом случае обязан возместить сотруднику расходы (часть первая ст. 168 ТК РФ). Однако сделает он это только после представления документов, подтверждающих произведенные расходы. Учитывая, что иной, кроме авансового отчета, формы для данной ситуации не предусмотрено, расходы работника, которые он произвел не за счет денежного аванса, а за счет собственных средств, отражаются в авансовом отчете.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Подотчетное лицо получило аванс на командировочные расходы

3.9. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель, хотя о приказе со списком подотчетных лиц и сроках сдачи авансовых отчетов в Положении ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой» не упомянуто.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

— в качестве аванса на командировочные расходы;

— на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, . ) Кредит 71 — произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 — возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 — невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

-работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

-женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

-работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

-работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания» формы N Т-10а не нужно. Этот раздел заполняется работником после возвращения из командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);

командировочное удостоверение (форма N Т-10).

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.

Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Оплата командировочных расходов

Командированному работнику оплачиваются:

-расходы по найму жилого помещения;

-расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. «г» п. 9 ст. 1 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62).

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

-стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

-оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

-оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

-стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

-сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Прочие расходы в командировке

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).

В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

-расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

-расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

-консульские и аэродромные сборы;

-сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

Отражение расходов на командировку в учете

При выдаче работнику аванса на командировку делают в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:

Дебет 28 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью:

Дебет 71 Кредит 50-1

возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

1. Что понимается под дебиторской и кредиторской задолженностью?

2. Каким образом осуществляются расчеты с поставщиками и подрядчиками?

3. Каким образом осуществляются расчеты с покупателями и заказчиками?

4. Каким образом осуществляются расчеты по налогам и сборам?

1. Каким образом осуществляются расчеты по социальному страхованию и обеспечению?

2. Каким образом осуществляются расчеты с учредителями и акционерами?

3. Каким образом осуществляются расчеты с персоналом по прочим операциям?

4. Каким образом осуществляются расчеты с разными дебиторами и кредиторами?

5. Каким образом осуществляются расчеты с подотчетными лицами?

6. Как оформляются командировочные расходы?

7. На какие виды расходов командированному выдается аванс?

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94. Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты. Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Авансовый отчет: правила составления

На сегодняшний день форма авансового отчета утверждена Приказом № 841. Порядок заполнения данного отчета, к сожалению, не содержит четких рекомендаций касательно того, как заполнять отдельные графы. Поэтому зачастую возникает ряд вопросов. Как заполняется каждая строка авансового отчета — рассмотрим далее

Форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (его еще называют авансовый отчет), утверждена приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Приказ № 841). Порядок заполнения авансового отчета, утвержденный Приказом № 841 (далее — Порядок № 841), повторяет общие нормы п. 170.9 НКУ относительно сроков представления авансового отчета и особенностей обложения излишне израсходованных денежных средств.

Как же правильно заполнить авансовый отчет?

Прежде всего отметим: отчет составляется налогоплательщиком (подотчетным лицом), который(ое) получил(о) данные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица (абз. 1 п. 6 Порядка № 841).

Согласно абз. 2 п. 6 Порядка № 841, физлицо, получившее денежные средства на командировку или под отчет, заполняет все поля авансового отчета, кроме полей, которые заполняет лицо, предоставившее эти денежные средства:

  • поле «Звіт перевірено»;
  • поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
  • бухгалтерских проводок;
  • расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет;
  • поле «Звіт затверджено», где проставляет свою подпись руководитель (налоговый агент).

То есть авансовый отчет должно заполнять подотчетное лицо, а не бухгалтер предприятия. Подчеркивает это, в частности, Апелляционный суд Ивано-Франковской области в определении от 01.08.2013 г. по делу № 345/724/13-ц и Черновицкий окружной админсуд в постановлении от 31.03.2015 г. по делу № 824/274/15-а.

Рекомендации о заполнении граф авансового отчета представлены в таблице.

Таблица

Особенности заполнения авансового отчета

Названия граф авансового отчета публикуются на языке оригинала


п/п

Название графы авансового отчета

Кто заполняет

Пояснения к заполнению

Лицевая сторона авансового отчета

Номер авансового звіту

Подотчетное лицо проставляет номер согласно журналу (ведомости) регистрации авансовых отчетов, который ведется в бухгалтерии

Как правило, авансовые отчеты нумеруются последовательно по мере их поступления в бухгалтерию. Поэтому уместно вести журнал для их регистрации или аналитическую ведомость регистрации в электронном виде, где необходимо фиксировать, в частности, данные о номере авансового отчета, лице, составившем его, куда была командировка, на какой период, дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов, перерасход или остаток, а также делать отметку об их погашении.

Подчеркивают это и судебные органы. Так, Ленинский районный суд в г. Запорожье в решении от 10.09.2014 г. по делу № 334/4562/14-ц отметил:

«…каждый последующий авансовый отчет неразрывно связан с предыдущим и данными бухгалтерского учета предприятия, содержит информацию о хронологии выдачи, представлении отчетности и возврате денежных средств».

Заметим: хотя номер авансового отчета должно проставить подотчетное лицо, однако узнать оно его может только у бухгалтера. Следовательно, фактически, несмотря на то что данный реквизит является первым по очереди, на практике он заполняется работником одним из последних — непосредственно во время представления авансового отчета в бухгалтерию

Дата складання авансового звіту

Указывается фактическая дата составления авансового отчета. Данный реквизит должен совпадать с датой предоставления авансового отчета, проставленной бухгалтером на отрывной части (Расписка). Поскольку именно дата, указанная на отрывной части авансового отчета, удостоверяет, вовремя или нет представили отчетность об использовании подотчетных денежных средств.

Напоминаем: сроки представления авансового отчета определены в пп.пп. 170.9.2, 170.9.3 НКУ и должны соблюдаться в обязательном порядке.

Вместе с тем в ИНК от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК специалисты ГФСУ прописали: если во время командировки физическое лицо (работник) применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, то в целях соблюдения норм НКУ такой работник подает соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» та пп. «б» пп. 170.9.3 НКУ.

То есть если, например, во время командировки работник пользовался наличными с применением платежных карточек на цели, связанные с командировкой, и одновременно рассчитался карточкой для приобретения товаров на хозяйственные нужды, то в случае составления двух авансовых отчетов сроки на их представление будут разными

«Найменування податкового агента»

Указывают наименование юрлица или самозанятого лица, предоставлявшего денежные средства под отчет. Указывая наименование, следует учитывать общие правила формирования названий.

Напомним

Наименование юрлица состоит из организационно-правовой формы и названия. Например: «Товариство з обмеженою відповідальністю «Сопілка».

Можно также указывать и сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами юрлица.

В случае если налоговым агентом является самозанятое лицо, следует не только полностью указать его фамилию, имя, отчество, но и уточнить, кем именно является налоговый агент: физическим лицом — предпринимателем или лицом, осуществляющим независимую профессиональную деятельность (адвокатом, частным нотариусом и т.д.)

Указывают код ЕГРПОУ юрлица — налогового агента.

Если денежные средства под отчет выдавало самозанятое лицо, то указывается его налоговый номер (или серия и номер паспорта, если это самозанятое лицо отказалось от идентификационного номера).

В последнее время случается, что контролеры пристально относятся к авансовым отчетам, в которых код ЕГРПОУ указан в одной ячейке, а не каждая цифра в отдельной ячейке. Отметим, что такие требования проверяющих неправомерны. Объясним.

В соответствии с п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88, первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. При этом допускается, что документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

То есть, мы считаем, что нет оснований признавать документ неправильно составленным, если соблюдены все обязательные реквизиты утвержденной формы бланка, но один из них немного видоизменен, нежели на утвержденном бланке. Главное, чтобы данный реквизит был. И код ЕГРПОУ указывается, а поэтому это не нарушает целостность всей информации, которая должна быть в таком отчете

Указывают место работы (отдел, цех) и должность (профессию) лица, которому выдали денежные средства под отчет.

Соответствующие поля следует утверждать с учетом организационной структуры предприятия. При этом если последняя не определена, а также в случае, если налоговым агентом является самозанятое лицо, на наш взгляд, не будет ошибкой указать только должность подотчетного лица

Указывают полностью фамилию, имя и отчество подотчетного лица (согласно его паспортным данным)

«Податковий номер (серія і номер паспорту*)»

В данном реквизите указывают номер учетной карточки подотчетного лица или его серию и номер паспорта, если такое лицо по своим религиозным убеждениям отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (имеет соответствующую отметку в паспорте)

Указывают, на какие цели выдавались денежные средства под отчет. Формулировка может быть в произвольной форме.

Например: «На командировки», «На хозяйственные нужды», «На приобретение канцтоваров» и пр.

«Залишок попереднього авансу/Перевитрата»

В данной графе указывают (при наличии) сумму предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления авансового отчета, или не погашенную по состоянию на такую дату сумму перерасхода, о которой уже представлена отчетность.

Если нет ни остатка предыдущего аванса, ни перерасхода, то в этих графах проставляются прочерки

(від кого, № та дата)»

Указывают сумму полученного аванса, а также способ, которым такой аванс был получен (выдан из кассы, перечислен на личный карточный счет или снят с помощью корпоративной платежной карточки).

Если денежные средства выдают из кассы на основании расходного кассового ордера, то запись может быть следующей:

«Из кассы по РКО № 45 от 20.03.2018».

Если денежные средства были перечислены на личный карточный счет, то следует указать — «С текущего счета», а также дату и номер платежного поручения.

В случае же если денежные средства сняты с помощью корпоративной платежной карточки, то необходимо указать — «С корпоративного счета», номер счета, а также дату и номер документа, подтверждающие снятие наличных (квитанция/чек банкомата, кассовый чек, подтверждающий покупку товара (получение услуги), слип и т.д.).

Обратите внимание

Передача подотчетных денежных средств одним работником другому запрещается. Акцентирует на этом внимание и Черновицкий окружной админсуд в постановлении от 31.03.2015 г. по делу № 824/274/15-а

Подотчетное лицо, а в отдельных случаях — с помощью бухгалтера

Если речь идет о выдаче денежных средств под отчет в гривнях, то указывается цифрой сумма выданных денежных средств в гривне с копейками.

Если под отчет выдавалась иностранная валюта (например, на загранкомандировку), то из формы отчета следует — составлять авансовые отчеты все равно необходимо в нацвалюте — гривнях. То есть все расходы в валюте нужно переводить в гривню по официальному курсу (кросс-курсу) НБУ. А это правильно сделает только бухгалтер, учитывая правила п. 5 П(С)БУ 21. Посему, прежде чем заполнять данную графу, подотчетному лицу стоит обратиться к бухгалтеру за помощью.

Вместе с тем поскольку аванс выдавался в иностранной валюте (да и в подтверждающих документах указаны суммы понесенных расходов в командировке в инвалюте), вполне логично будет в этой графе через дробь указывать сумму денежных средств в гривнях и в той валюте, в которой выдавались денежные средства под отчет.

Если на заграничную командировку выдавались денежные средства в нескольких валютах (например, в гривнях и евро), то сумма выданных денежных средств отражается отдельно по каждой валюте

Указывают общую сумму выданных денежных средств под отчет.

Обратите внимание

Достаточно интересная ситуация получается, если подотчетному лицу выдают денежные средства в нескольких валютах (например, в гривнях, долларах США и в евро). В любом случае общий итог полученных денежных средств должен отражаться в гривнях (инвалюту пересчитывают по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств).

Однако, как показать в общем итоге сумму инвалюты?

Как вариант, можно записать следующим образом:

«65452,00 грн (в т.ч. 1000 долл. США и 500 евро)».

При этом, учитывая то что четкие правила заполнения авансового отчета не утверждены, указывать просто общую сумму полученных денежных средств в гривнях (без уточнения «в т.ч.») — не будет ошибкой, поскольку все остальные данные прописываются на обратной стороне авансового отчета

В данной графе указывают фактически израсходованную сумму средств на основании подтверждающих документов. Данная сумма должна быть равна показателю со строки «Усього» обратной стороны авансового отчета

Указывают сумму аванса, оставшуюся неиспользованной. Данную сумму подотчетное лицо должно вернуть в кассу (или на текущий счет лица, выдававшего денежные средства под отчет) в четко установленные сроки.

Важно

Неиспользованный остаток денежных средств, выданных под отчет, работник (физлицо) должен вернуть в кассу или зачислить на банковский счет предприятия, выдавшего такие денежные средства, до или при подаче авансового отчета (пп. 170.9.2 НКУ)

Указывают сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающую сумму выданного аванса и подлежащую компенсации

«Додаток __ документів»

Указывают количество подтверждающих документов, которое подотчетное лицо приобщает к авансовому отчету

«Залишок унесений в сумі___»

Здесь указывают сумму остатка денежных средств, которую подотчетное лицо вернуло, а также способ их возврата (на текущий счет или в кассу) с указанием реквизитов соответствующего документа (кассового ордера/платежного поручения)

«Перевитрата видана в сумі ___»

В данной графе указывают сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу. А также указывают, на основании какого документа были возвращены данные денежные средства (кассовый ордер/платежное поручение с реквизитами)

Ставится дата возврата остатка (выдачи перерасхода) и подпись бухгалтера.

Отметим: перерасход бухгалтер может выдать подотчетному лицу только после утверждения авансового отчета

«Звіт затверджено в сумі»

Указывается прописью сумма фактически израсходованных денежных средств в командировке, которая отражается в учетных регистрах.

Отметим: законодательство не устанавливает сроки для утверждения авансового отчета руководителем предприятия (самозанятым лицом). Но такие сроки могут быть предусмотрены положением о командировках и графиком документооборота.

Руководитель предприятия (самозанятое лицо) утверждает сумму расходов по авансовому отчету своей подписью.

Отсутствие такой подписи руководителя может расцениваться как нарушение п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Подчеркивает это, в частности, Полтавский окружной админсуд в постановлении от 19.03.2009 г. по делу № 2-а-10888/09

Указывается сумма фактических расходов в командировке после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете. То есть бухгалтерия должна утвердить те суммы расходов, которые подтверждены первичными документами.

Ведь, собственно, авансовый отчет без наличия подтверждающих расчетных документов (например, чеков, накладных и т.п.) не может быть свидетельством использования денежных средств для хозяйственных нужд предприятия и правомерности использования таких средств. Акцентируют на этом внимание и судебные органы (см., скажем, определение ВАСУ от 07.06.2012 г. по делу № 2а-8371/08/2070).

Заметим: действующим до 05.01.2018 Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, предусматривалось, что в ходе проверки контролирующими органами отчетов об использовании денежных средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется соблюдению подотчетными лицами установленных сроков составления и подачи в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевременности возврата в кассу предприятий остатка неиспользованных средств (одновременно с соответствующим отчетом), наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и пр.

И хотя действующее нынче Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, аналогичной нормы не содержит (а только в общих моментах предусматривает, что контролеры проверяют соблюдение учреждением/предприятием установленного порядка выдачи наличных под отчет и их использование в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов Украины), логика подсказывает, что на практике особо интересовать бухгалтерию в ходе проверки авнсовых отчетов должны все те же сведения.

При проверке правильности оформления выдачи наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды, устанавливается достоверность подтверждающих документов, приобщаемых к отчетам об использовании денежных средств. Именно о таком порядке проверки отмечает Тернопольский окружной админсуд в постановлении от 18.01.2016 г. по делу № 819/3514/15

Указывают дату проверки авансового отчета и подпись бухгалтера, проверившего его.

Кстати, как и в случае с утверждением авансового отчета руководителем, сроки для проверки авансового отчета бухгалтерией на нормативном уровне не установлены.

После проверки авансового отчета бухгалтер указывает счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке по авансовому отчету, и сумму данных расходов.

Например: Дт 93 Кт 372 (3000 грн)

Бухгалтер, получивший авансовый отчет, заполняет расписку о том, что он принял отчет для проведения проверки (именно дата, указанная в расписке, считается датой подачи авансового отчета).

Здесь указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, дата получения авансового отчета, сумма денежных средств, израсходованная подотчетным лицом, а также количество оригиналов подтверждающих документов, приобщенных к авансовому отчету.

Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается работнику.

Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность представления авансового отчета (см., в частности, решение Ленинского районного суда в г. Запорожье от 10.12.2015 г. по делу № 334/12329/14-ц)

Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження чи під звіт

При наличии излишне израсходованных денежных средств, не возвращенных подотчетным лицом в установленные сроки (или не подтвержденных документально либо подтвержденных ненадлежащим документом), бухгалтер должен после начисления всех выплат за отчетный месяц рассчитать и удержать НДФЛ (18%) и военный сбор (1,5%).

Отметим: поскольку для военного сбора не предусмотрено отдельное поле, придется данную информацию вписывать в авансовый отчет дополнительно.

При этом учтите: повышающий коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ, для расчета военного сбора не применяется (подкатегория 132.05 системы «ЗІР»).

Данный расчет (внизу) подписывает бухгалтер, составляющий его. Также указывается дата составления расчета.

Кроме того, подотчетное лицо нужно ознакомить под подпись с данным расчетом. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления подписи

Обратная сторона авансового отчета

Указывают дату документа (расчетного), подтверждающую факт оплаты подотчетным лицом услуг

«Кому, за що і на підставі якого документа заплачено»

Подотчетное лицо, а в отдельных случаях — с помощью бухгалтера

Указывается следующая информация:

  • данные о контрагенте, который выписал документ (название лица);
  • содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице и т.п.);
  • наименование и реквизиты документа, на основании которого осуществлялась оплата (счет, транспортный билет и т.п.), и сумма расходов.

Кроме того, если данные расходы были понесены в инвалюте, то уместно будет обратиться за помощью к бухгалтеру и привести порядок перерасчета суммы расходов по инвалюты в гривне

Как и в случае заполнения графы «Сума», на лицевой стороне авансового отчета в заполнении данной строки существуют определенные особенности.

Так, если расходы были понесены в гривне, то в этой строке указывается сумма понесенных расходов из подтверждающего документа.

Если же расходы были осуществлены в инвалюте, то логично будет здесь через дробь указать сумму расходов в иностранной валюте (из расчетного документа) и ее эквивалент в гривнях. Для этого необходимо подробно прописать пересчет расходов по инвалюте в гривне, который мы рекомендовали привести в предыдущий графе

Указывается дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом (Дт 23 (91, 92, 93, 94).

Эти же счета будут отражены в графе «Дебет/Кредит» при заполнении на лицевой стороне авансового отчета

Указывается общий итог фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом в командировке. Данная сумма должна соответствовать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета

«Підпис підзвітної особи»/»Дата»

Своей подписью подотчетное лицо удостоверяет правильность данных, внесенных при заполнении авансового отчета, также указывается дата составления авансового отчета (указанная на лицевой стороне авансового отчета около номера).

Эта подпись является обязательным реквизитом авансового отчета.

Особенности составления авансового отчета для загранкомандировок

Нюансы заполнения авансового отчета о расходовании средств для загранкомандировок заключаются лишь в том, что, поскольку расчеты в таком случае проводятся в валюте (о чем свидетельствуют чеки, квитанции и другие расчетные документы), то и суммы в авансовом отчете должны указываться в такой валюте, и пересчет в гривнях — в частности, в полях «Одержано», «Витрачено», «Залишок», «Перевитрата», а также на обратной стороне авансового отчета. Все остальные графы авансового отчета заполняются аналогично — как и при командировках по Украине. Поэтому вышеприведенная таблица-подсказка — универсальна, и в ней описаны основные моменты, касающиеся в т.ч. и загранкомандировок.

Вместе с авансовым отчетом подаются документы (в оригинале), удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным расчетом).

При заполнении авансового отчета о расходовании средств на загранкомандировку учитываем также следующие особенности:

1. По окончании командировки вместе с другими подтверждающими документами работник может подать документ, подтверждающий обмен валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки (например, доллары на шекели для проведения расчетов в Израиле). Так, в данном документе указывается курс валют, по которому такой обмен осуществлялся. Вот поэтому возникает логичный вопрос: по какому курсу отражать операцию в учете — по курсу, указанному в документе об обмене валюты, или по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета?

Для бюджетных учреждений (организаций) данный момент четко прописан в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). В ней определено: при отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки (в нашем случае — доллары США на шекели) пересчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу НБУ на день утверждения авансового отчета (абз. 2 п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59). А если такой документ есть, отражать обменянную сумму все же придется по курсу валюты, указанному в данном документе.

Аналогичный порядок можно использовать и для хозрасчетных предприятий. То есть если работник, например, в Израиле обменял доллары на шекели, то перерасчет таких денежных средств уместно будет провести по курсу на дату обмена, указанному в документе, подтверждающем такой обмен. А если данного документа нет, то — по кросс-курсу на день утверждения авансового отчета. Однако порядок пересчета одной валюты в другую лучше также зафиксировать в разделе положения о командировках предприятия, посвященном загранкомандировкам. Об этом речь шла в материале «Аванс на командировку выдан в одной валюте, а израсходован — в другой: как отчитаться» газеты № 157/2015.

2. Если во время командировки потрачено несколько валют, то теоретически возможны 2 пути предоставления отчета:

1) можно составить мультивалютный авансовый отчет, в который одновременно вписать разные командировочные валюты (валюту аванса и валюту страны командировки);

2) можно оформить два авансовых отчета: один — будет фиксировать расходы, например, в долл. США, второй — будет фиксировать расходы, к примеру, в польских злотых. Мы согласны, что это нестандартный вариант, но он не запрещен законодательством, хотя прямо и не предусмотрен. Поэтому если для кого-то данный способ больше подходит, то можно смело его применять.

Помните: в авансовом отчете инвалютные командировочные расходы нужно фиксировать в соответствующих валютах и дублировать в гривнях по соответствующему курсу. На этом акцентировалось внимание в материале «Тонкости использования инвалюты в командировке» газеты № 99/2016.

Что касается использования корпоративной платежной карточки для загранкомандировки, то данному вопросу посвящены следующие материалы:

Еще по теме:

  • Покупка дома в соликамске Купить дом в Соликамске 16 объявлений за месяц по умолчанию Предлагаем вам быстро купить частный дом в Соликамске. На портале «МИР КВАРТИР» вы найдете 16 объявлений по минимальной стоимости от 1 450 000 руб. Средняя стоимость продажи […]
  • Мировой суд кировского района участок 2 уфа Мировой суд кировского района участок 2 уфа Валиулина Анфиса Анисовна Телефон: 8(347) 273-34-00 помощник судьи Альбаева Арина Юрьевна секретарь судебного заседания Хабирова Регина Фанисовна секретарь аппарата Давлетова Алина […]
  • Ипотека первый взнос материнский капитал Ипотека под материнский капитал в ВТБ24 ВТБ-24 относится к той группе банков, которые имеют право на работу с материнским капиталом. В данной статье подробно освещаются основные положения этой деятельности. Варианты использования […]
  • Ижс белгород земельные участки Ижс белгород земельные участки АО Белгородская ипотечная корпорация 308002, РФ, г. Белгород, пр. Б. Хмельницкого, 133 "в" (5 этаж), тел.: (4722) 26-18-17 Земельные участки на продажу под ИЖС Для приобретения земельного участка […]
  • Мировой суд 398 москва Судебный участок №398 район Замоскворечье, как доехать, адрес, телефон, сайт Основная информация Адрес: МОСКВА, Голиковский пер., 10 с1 Найти отели рядом с 8 ноября Проезд: Рядом со станцией метро Третьяковская Телефоны: +7 495 951 24 […]
  • Где можно сдавать на права в москве Сколько стоит учиться и получить права? Сколько стоит сдать на права, узнайте прямо на этой странице. Стоимость обучения зависит от выбранной категории и включает в себя: основы теоретического курса; курс навыков практического […]
  • Замена прав в люберцах адрес ирежим работы Замена прав в люберцах адрес ирежим работы Наименование подразделения ГИБДД: ЛЮБЕРЦЫ Территория обслуживания подразделения: район / городской округ Адрес: 140030, Люберецкий район, п.Малаховка, Касимовское шоссе, д.3А Телефон: […]
  • Уголовный кодекс 1979 года Уголовный кодекс РСФСР от 27 октября 1960 г. (УК РСФСР) (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Уголовный кодекс РСФСР от 27 октября 1960 г. С изменениями и дополнениями от: 25 июля 1962 г., 6 мая, 14 октября 1963 г., 16 января, 3 […]