Как выдается аванс подотчетному лицу

Содержание:

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам регламентирован законодательными актами и должен соблюдаться в каждой организации, ведущей финансово-хозяйственную деятельность. Об основных правилах и нюансах выдачи подотчета вы можете прочитать в этой статье.

Основные правила выдачи авансов под отчет

В ходе финансово-экономической деятельности любой организации возникает необходимость в покупке различных материальных ценностей, канцтоваров, топлива для транспорта, оплате работ и услуг, предоставленных сторонними организациями, расходов на представительские цели, командировочные поездки.

Нередко для решения этих вопросов выдаются наличные под отчет, при этом необходимо соблюдать правила, прописанные в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У:

  • Для получения денег под отчет работнику нужно написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который он берет денежные средства. На основании этого заявления, подписанного руководителем, с проставленной датой, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер и происходит выдача аванса подотчетному лицу.
  • Отчитаться за полученные средства подотчетник должен в течение 3 дней после завершения последнего дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Необходимо составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы о том, что расходы проведены целенаправленно. Проверка и утверждение отчета главным бухгалтером и руководителем проводятся в срок, установленный приказом или учетной политикой организации.
  • Взять наличные деньги в качестве аванса под отчет работник может только при условии, что он не имеет долга по ранее полученным подотчетным суммам. Перед выдачей бухгалтер обязан проверить состояние расчетов с конкретным сотрудником на наличие его задолженности перед организацией. Для этого ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как правильно вести аналитический учет, можно узнать из статьи «Синтетические и аналитические счета бухгалтерского учета».

ВАЖНО! Сотруднику, получившему деньги под отчет, необходимо помнить, что он является представителем организации, который должен соблюдать лимит, установленный для расчета наличными средствами между юридическими лицами. На 2016 год его размер — 100 000 руб. (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Внутренние регулирующие документы

В целях контроля за движением денежных средств и их целевым использованием в организации следует издать приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также:

  • список сотрудников, которые могут получать авансы;
  • срок, в течение которого деньги должны быть использованы на определенные цели;
  • предельный размер аванса на те или иные нужды организации;
  • порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов;
  • лицо, ответственное за соблюдение всех пунктов данного приказа.

Работники организации, перечисленные в утвержденном списке, должны ознакомиться с приказом и оставить надпись «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату.

Узнать, как правильно составить приказ о подотчетных лицах, можно из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2016».

В зависимости от того, для каких целей предназначен аванс, должны быть оформлены также организационно-распорядительные документы, например приказ на приобретение конкретного имущества, приказ о направлении в командировку, расчеты, сметы, программа представительских расходов и др.

Все нюансы выдачи и закрытия авансов в организации должны быть оговорены в ее внутренних нормативных документах — приказах, положениях, учетной политике.

О сроках для выдачи в подотчет читайте материал «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

ВАЖНО! Если в организации нет внутреннего документа, в котором закреплен срок выдачи средств под отчет, при проверке работники налоговой инспекции могут посчитать, что расчеты по выданным деньгам должны быть проведены в течение одного рабочего дня.

Способы выдачи подотчетных сумм

Существует несколько вариантов передачи средств подотчетному лицу:

  • наличными в кассе предприятия;
  • безналичным переводом с расчетного счета организации на зарплатную карту подотчетнику (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228);
  • через использование сотрудником банковской корпоративной карты, оформленной для юридического лица.

Сотрудник, получивший корпоративную карту, может проводить расчеты безналичным путем либо снимать наличные в банкомате.

Порядок применения корпоративных карт, а также список лиц, имеющих право их использования, рекомендуем четко зафиксировать во внутренних нормативных документах.

ВАЖНО! Датой получения аванса считается не момент передачи карты, а день списания денежных средств с этой карты, о котором можно узнать из банковской выписки.

О том, как правильно осуществить выдачу подотчета на карту сотрудника, рассказано в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Основные правила выдачи аванса под отчет установлены законодательно. Сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, их размер, порядок утверждения и списания должны быть закреплены в локальных нормативных актах — приказах, положениях, учетной политике. Во избежание недоразумений с контролирующими органами рекомендуется заранее предусмотреть возникновение возможных спорных нюансов и четко отразить все необходимые регламентирующие процедуры во внутрикорпоративных локальных документах.

Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам

В каждой компании, где ведется финансово-хозяйственная деятельность, должен быть установлен и соблюдаться регламентированный локальными нормативными актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные правила и особенности выдачи подотчета расскажем сегодня.

Правила выдачи авансов под отчет

Любой компании в связи с нюансами финансово-экономической деятельности приходится сталкиваться с необходимостью приобретения тех или иных материальных ценностей, топлива для служебных автомобилей, канцтоваров, оплачивать работы и услуги подрядчиков и сторонних организаций, а также расходов на командировки, представительские цели и другие рабочие вопросы.

Зачастую в этих целях должностным лицам выдаются наличные средства под отчет. Делая это, следует строго соблюдать пункты Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций».

Чтобы получить денежные средства под отчет, сотрудник должен подать заявление в свободной форме на имя руководителя, в котором будет обозначена требуемая сумма и срок, на который нужны эти денежные средства. Подписанное руководителем заявление с проставленной датой передается в бухгалтерию, ее сотрудник, которому вменены такие обязанности, выписывает расходный кассовый ордер, только после этого бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу.

Сотрудник, получивший под отчет денежные средства, должен отчитаться об их целевом расходовании в течение трех рабочих дней по завершению последнего дня, на который были выданы средства, либо после выхода на работу. Сотрудник обязан составить авансовый отчет, к которому он приложит документы, где оправдает все понесенные расходы. Отчет должны проверить и утвердить главный бухгалтер и руководитель организации в сроки, обозначенные внутренним приказом либо учетной политикой компании.

Особенности выдачи авансов под отчет

Стоит отметить, что наличные денежные средства в качестве аванса под отчет можно выдать только тому сотруднику, который не имеет долгов по ранее полученным подотчетным средствам. Кроме того, бухгалтеру нужно произвести проверку состояния расчетов с тем работником, которому будут выдаваться авансы под отчет, за ним не должно быть задолженностей перед компанией. Чтобы оперативно производить такую проверку в бухучете есть специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Важно также отметить, что работник, получивший денежные средства под отчет, должен помнить, что отныне он — представитель компании и должен соблюдать лимит, который нормируется при расчетах наличными средствами между юрлицами. На 2016 год данный лимит согласно указанию ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У составляет 100 000 рублей.

Способы выдачи подотчетных средств

Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами:

наличными в кассе;

безналичными средствами, путем перевода с расчетного счета компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228;

посредством банковской корпоративной карты, оформленной на юрлицо и выданной сотруднику-подотчетнику.

При этом в последнем случае с такой карты можно снять наличные в банкомате либо производить расчеты в безналичном формате. Также следует четко прописать в локальных нормативных актах порядок пользования корпоративными картами и перечень лиц, имеющих право их использовать. Важно учесть, что датой получения авансового платежа будет считаться не день, когда сотруднику была выдана карта, а день, когда с нее списались денежные средства на оплату необходимых услуг и товаров. Узнать о дате списания средств и подтвердить этот факт документально можно из банковской выписки.

Выдача аванса подотчетному лицу при наличии перерасхода по предыдущему авансу

Здравствуйте Коллеги!! У нас казенное учреждение, детский сад.
Ситуация такая: Вытаскиваем деньги с банка, даем подотчет Заведующей и она приобретает продукты питания .
При этом, у нее почти каждый месяц получается перерасход (куплено продуктов больше чем на сумму выданного ей аванса- в долг).
а если еще и финансирование расходов на питание ДОУ (по КОСГУ 340) запаздывает (это часто происходит у нас), тем более, имеется постоянная задолженность перед подотчетным лицом (и одновременно перед продавцом)

В данной ситуации как оформлять авансовые отчеты, как выдавать подотчет при наличии перерасхода по предыдущему авансу, последующие выдачи подотчетному лицу, считается авансом или выдачей перерасхода?
и т д.

Добрый день!
В Вашем случае лучше заключить договор поставки.
Вам ведь, как у образовательного учреждения можно заключать прямые договоры на сумму до 400000 руб.
И оплачивайте спокойно с лицевого счета.
Если у Вас возникает проблема с определением объема купленных продуктов, то составьте спецификацию на планируемую закупку, а по окончании периода действия договора, сделайте доп. соглашение на уточнение количества продуктов Стоимость единицы товара при этом лучше не менять, а сумму договора меняйте смело, в пределах 400000 руб.
У самой была такая ситуация (в детском доме).
Если Вы сейчас проводите всё через авансовые отчеты, то при каждой выдачи Ваш подотчетник должен писать заявление на выдачу, и при возмещении перерасхода — заявление на его возмещение наличными или на карту.
Нарушение по выдачи аванса подотчетнику, при наличии ранее выданного подотчета, ревизоры пропишут в акте. Но денежного наказания нет.
При наличии перерасхода по ранее выданному авансу, выплата считается возмещением. В авансовом отчете предусматривается запись, каким РКО выдан перерасход.
Вернусь к договору. Смущает факт оплаты наличными, т.к. между юр.лицами ограничение расчетов наличными 100000 по одному договору.
Вам обязательно нужно чтобы были договоры не более 100000 оплаты наличными по каждому из них, в течении всего срока его действия.

При наличии договора поставки, при задержке финансировании, у Вас возникнет обычная кредиторка поставщику, не затрагивая подотчетника.
И если честно, считаю, что Вы выбрали трудоёмкую схему. Советую подумать про договор поставки и оплату поставщику с лицевого счета, без участия подотчетника.

На какой период работнику выдаются подотчетные средства?

На какой период можно выдавать деньги под отчет сотрудникам организации?

Цитата (Информационно-правовой портал «Гарант» 18 мая 2011): На какой срок могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы подотчетному лицу?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждение вправе самостоятельно утвердить сроки выдачи денежных средств под отчет в учетной политике или другом локальном акте.
Кроме того, конкретный срок, на который выдается аванс, устанавливается решением руководителя учреждения по конкретному заявлению подотчетного лица о выдаче подотчетной суммы.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок), наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы выдаются предприятиями в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом предельных сроков, на которые наличные денежные средства могут выдаваться под отчет, законодательство не устанавливает.
Таким образом, учреждение вправе самостоятельно утвердить эти сроки в учетной политике или другом локальном акте.
Независимо от наличия (отсутствия) вышеуказанных положений (локальных актов) аванс выдается по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).
Обратите внимание, отсутствие в заявлении подотчетного лица и решении (резолюции) руководителя учреждения конкретного срока, на который выдается аванс на хозяйственно-операционные расходы, может явиться основанием для претензий со стороны контролирующих органов.
Так, например, специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили: если приказа руководителя организации с указанием срока, на который выдан аванс, в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
В заключении отметим, что бюджетное учреждение (получатель бюджетных средств) принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств (п. 3 ст. 219 БК РФ). При этом оплата денежных обязательств (за исключением денежных обязательств по публичным нормативным обязательствам) осуществляется также в пределах доведенных до получателя бюджетных средств лимитов бюджетных обязательств (п. 5 ст. 219 БК РФ). Поэтому учреждению целесообразно истребовать авансовые отчеты и остатки денежных средств от подотчетных лиц (кроме лиц, находящихся по состоянию на 31 декабря в служебной командировке) до завершения финансового года.
Кроме того, при определении срока отчета по выданным подотчетным суммам следует руководствоваться принципом результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст.ст. 28, 34 БК РФ). Иными словами, подобные сроки должны быть обоснованы с экономической и организационной точки зрения. В противном случае отдельные операции с подотчетными суммами могут расцениваться контролирующими органами, например, в качестве неэффективного использования бюджетных средств, направленного на «скрытое кредитование» сотрудников и т.п.
Также отметим, что у налоговых органов существует практика (в случае нарушения сотрудником сроков возврата подотчетной суммы) классификации данной суммы как выданного работнику беспроцентного займа. В этом случае в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой ему необходимо заплатить НДФЛ.
Однако, по нашему мнению, такой подход налоговых органов неверен. Налоговый инспектор не имеет права рассматривать денежные средства, выданные работнику под отчет, как выдачу средств в беспроцентный заем. Иначе это бы означало изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд, который в этом случае часто становиться на сторону налогоплательщиков (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 N А55-35478/05-43, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 N А69-1411/05-5-2-Ф02-4006-с1).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

Как выдается аванс подотчетному лицу

Деньги плати наличными — Будем друзьями отличными.
Виллем ЭЛСХОТ

2. Учет операций с подотчетными лицами

1. Значение расчетов с подотчетными лицами

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами — привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций — с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Отметим, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Изложение материала урока построено следующим образом: вначале по этапам оформления документов рассмотрены расчеты с подотчетными лицами при выдаче средств на административно-хозяйственные нужды и на закупку сельскохозяйственной продукции, затем отдельно рассмотрены расчеты по служебным командировкам по Украине и за рубеж.

2. Определение статуса подотчетного лица предприятия

Рассмотрим вначале, кто для предприятия является подотчетным лицом.

Подотчетное лицо — доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус — (лат. status) правовое положение, состояние).

Статус подотчетного лица — совокупность прав и обязанностей физического лица, находящегося в определенных отношениях с предприятием — работника данного предприятия, должностного лица, владельца предприятия. В понятие статуса входят права и обязанности лица, предусмотренные для участника трудовых, административно-правовых отношений.

Выполнение обязанностей подотчетного лица предполагает осуществление следующих операций:

— получение денежного аванса для оплаты расходов, связанных с выполнением полученного задания. Подотчетному лицу также могут быть выданы расчетная чековая книжка для расчетов с партнерами и доверенность на получение ценностей;

— направление на другое (другие) предприятие для выполнения задания (получения ценностей, услуг, работ и при необходимости их оплата) в том же населенном пункте, в котором расположено предприятие, место основной работы подотчетного лица, либо вне места основной работы, т.е. в служебной командировке;

— оформление документов на получение ценностей, услуг, работ и их оплату, с указанием в документах реквизитов предприятия, направившего (командировавшего) подотчетное лицо;

— передача ценностей материально ответственному лицу своего предприятия, а документов на их получение и оплату — в бухгалтерию. Если работник был командирован, то в этом случае в бухгалтерию сдаются документы, подтверждающие его командировочные расходы (билеты, квитанции и пр.);

— составление отчета об использовании полученных денежных средств и урегулирование возникших денежных отношений (возврат остатка неиспользованных по назначению наличных денежных средств, получение дополнительных наличных денежных средств в покрытие произведённого перерасхода, признанного обоснованным, и др.).

Статус подотчетного лица предприятия в зависимости от цели его направления нормативной базой установлен не для всех категорий работающих.

В командировку может направляться физическое лицо, с которым отношения данного предприятия регулируются трудовым договором (соглашением, контрактом) на постоянной основе или в качестве совместителя. То есть, если с таким работником отношения предприятия регулируются гражданско-правовыми договорами, он не может направляться в служебную командировку от данного предприятия. Что касается совместителя, то он может иметь два командировочных удостоверения по направлению в командировку (скорее всего, в один пункт и, видимо, для достижения одной цели) — одно с основного места работы, второе — с работы по совместительству (Инструкция о служебных командировках №146).

3. Привлечение в качестве подотчетного лица не работника предприятия

На валовые расходы предприятия, в соответствии с Законом о налогообложении прибыли, п. 5.4.8. статьи 5, относятся затраты на командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с плательщиком налога и лицами, являющимися членами руководящих органов плательщика налога. В отношении последней категории имеется неясность. Точное нормативное определение, кто является не работником предприятия, членом его руководящих органов, — отсутствует. Поскольку законодатель и органы исполнительной власти этот вопрос не регламентируют, бремя его упорядочения ложится на предприятие.

Под управлением (или менеджментом) в более узком значении подразумевается процесс руководства, направление какой-либо деятельности. В более широком понимании, управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулировки и достижения целей фирмы.

Исходя из учредительных документов конкретного предприятия, к этой категории лиц, по нашему мнению, могут относиться должностные лица руководящих и исполнительных органов предприятия, не состоящие в его списочном составе. Круг этих лиц может быть различным для предприятий с различным организационно-правовым статусом, и зафиксирован в их учредительных документах. Например, в открытых акционерных обществах ими могут быть члены исполнительного органа — правления ОАО (председатель, заместитель, члены правления, главный бухгалтер, секретарь). Персональный состав такого органа утверждается общим собранием акционеров.

В отношении направления в командировку членов Ревизионной комиссии предприятия — не работников данного предприятия следует учитывать следующее. Контроль, ревизия — это элементы системы наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям. Члены ревизионной комиссии занимаются проверкой выполнения управленческих решений. Если в функции этого органа, зафиксированные в положении о нем, входят функции управления, или в учредительных документах данного предприятия указано, что ревизионная комиссия или иной орган являются органами его управления, то расходы на командировку таких сотрудников предприятие может относить к валовым расходам.

Из изложенного выше следует, что организация — плательщик налога, может отнести к своим валовым расходам затраты на командировку не работника, члена руководящих органов при соблюдении следующих условий:

  • в функции органа предприятия, членом которого состоит направляемый в командировку сотрудник, прямо входит управление (обязательно зафиксированное в положении об этом органе);
  • организация направляет его от своего имени;
  • отправляет от места постоянной работы (места, где постоянно работает командированный) в другую организацию или в свое структурное подразделение, расположенное в ином населенном пункте. В исходный пункт — место постоянной работы этот сотрудник возвращается.

Разумеется, предприятие должно иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку, включая не работающих на нем. Поскольку такие гарантии нормативными актами Украины о трудовых отношениях не урегулированы, предприятию целесообразно регламентировать отношения с такими подотчетными лицами.

Кодексом законов о труде регулируются отношения владельца или уполномоченного им органа только с работниками предприятия. Для определенности отношений с направляемыми в командировку лицами рассматриваемой в этом разделе урока категории, целесообразно на время командировки заключать с ними два договора: трудовой договор — на определенный срок или на время выполнения определенной работы, что предусмотрено ст. 23 КЗоТ, и договор о полной материальной ответственности.

4. Права и обязанности подотчетного лица

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам предприятия, целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц предприятия, которые не являются его работниками, но являются членами его руководящих органов и могут быть направлены в служебную командировку предприятием. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

(Составление такого распорядительного документа предприятия рассмотрим в следующих уроках.)

Статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных затрат и нанесенного предприятию ущерба по вине такого лица, и с другой — право лица требовать от предприятия возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и предприятия перед таким лицом.

В соответствии со ст. 134 Кодекса законов о труде предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества предприятия, переданного работнику под отчет.

Приобретение статуса подотчетного лица может входить в его служебные обязанности, может совмещаться с материальной ответственностью. Приобретение такого статуса может определяться служебными обязанностями такого лица.

При направлении работника предприятия в служебную командировку специального предоставления ему статуса подотчетного лица не предполагается: он приобретает такой статус автоматически при получении денежного аванса из кассы предприятия на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица заканчивается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от предприятия денежным средствам. В случае если цель командировки предполагает расчеты за получение ценностей для предприятия, с ним заключается договор на материальную ответственность. На практике же чаще бывают ситуации, когда в командировку, предполагающую приобретение ценностей, направляется материально ответственное лицо.

5. Операции с подотчетными лицами — шаг за шагом

Основные операции по расчетам с подотчетными лицами предприятия представлены в таблице 1. Таких операций в обычных условиях может быть шесть. На малых и небольших предприятиях отдельные операции, особенно на начальных стадиях расчетов, могут не иметь четких границ и быть объединены.

6. Получение задания подотчетным лицом

Первый этап отношений начинается с определения — в качестве кого и где будет привлекаться подотчетное лицо за пределами данного предприятия (см. таблицу 1 ). Цель, для достижения которой направляется подотчетное лицо, определяет руководитель предприятия.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя предприятия о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. (Этот документ рассмотрим в следующих уроках.)

Далее руководитель отдает распоряжение о привлечении подотчетного лица (см. таблицу 1). Руководитель предприятия отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выдаче ему денежного аванса для этих целей. Такое распоряжение может быть как в устной, так и письменной форме.

Задание для направления в служебную командировку выдается руководителем в письменном виде.

7. Значение безупречного заполнения первичных документов для расчетов с подотчетными лицами

Рассмотренная выше начальная операция с подотчетными лицами не имеет связи с бухгалтерским учетом на предприятии.

Учитывая, что в учете нет мелочей, отметим большое значение именно этой первой операции. Осуществляемые при её проведении процедуры — издание приказов, выдача распоряжений, установление цели привлечения подотчетного лица, заключение договора о материальной ответственности в необходимых случаях, составление должностных инструкций, формулирование служебных обязанностей работника, установление сроков привлечения работника, расчеты сумм денежных средств, заполнение удостоверений, регистров, журналов, ведомостей и т.п. — предполагают соблюдение известных правил оформления документов.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно.

Поэтому в дальнейшем изложении материала урока внимание уделено отражению операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и составлению документов и регистров, на основании которых эти операции совершаются.

8. Выдача денежного аванса подотчетному лицу под отчет

Наличные деньги под отчет выдаются на следующие цели:

— на административно-хозяйственные нужды;

— на закупку сельскохозяйственной продукци;

— на расходы по служебным командировкам.

Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу, т.е. происходит второй этап отношений. Эта стадия отношений находит отражение в бухгалтерском учете (см. таблицу 1).

Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия

Денежный аванс — это денежная сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100 % от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант — выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним предприятия на основании авансового отчета. (Эти варианты и их комбинации рассмотрим в следующих уроках.)

Выдача денежного аванса под отчет может осуществляться из следующих источников:

— из кассы предприятия, при этом возможны два варианта:

а) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет остатка в кассе или поступившей выручки;

б) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ;

— по денежному чеку с текущего или валютного счета в учреждении банка; при этом в бланк денежного чека заносятся паспортные данные подотчетного лица как получателя денежных средств по чеку;

— денежным (почтовым или телеграфным) переводом через учреждение связи в место нахождения подотчетного лица;

— с помощью гарантированного платежного поручения через банк (этот вариант выдачи описан в Школе бухгалтера в «ДК» №42/2000 г.).

Отметим, что три последних источника, т.е. получение средств исключительно из учреждений банка, предусмотрены для предприятий, имеющих налоговую задолженность (п. 4.5 Порядка №21).

Из кассы предприятия подотчетному лицу в соответствии с распоряжением руководителя может выдаваться денежный аванс только на указанные в распоряжении цели (возможен вариант выдачи аванса одновременно для решения производственных вопросов предприятия и на командировочные расходы, если это предусмотрено руководителем).

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера, в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе — приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

Второй вариант — это выдача средств под отчет, на служебные командировки по платежно-расчетным (платежным) ведомостям, без оформления кассовых ордеров.

Выдача средств лицам, которые отсутствуют в списочном составе (совместители, исполнители трудовых договоров (контрактов), члены органов управления и др.) может осуществляться или по расходным кассовым ордерам на каждого такого работника или по отдельной ведомости. Порядок устанавливается руководителем предприятия.

Неиспользованные суммы наличных, выданные под отчет на хозяйственные нужды (п.7 Порядка №21), должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу предприятия не позже следующего дня после их выдачи. Возврат оформляется приходным кассовым ордером.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета данного отчетного лица по ранее выданным под отчет суммам. Факт наличия задолженности подотчетного лица устанавливается бухгалтерией.

9. Возможности применения к предприятию финансовых санкций

Использование в расчетах наличных денег предполагает от предприятия соблюдения установленных государством норм наличного оборота. При нарушении таких норм могут применяться финансовые санкции.

Штрафные санкции за нарушение норм регулирования оборота выданных наличных под отчет в соответствии с Указом Президента №436, п.1, абзац 5, применяются за следующие нарушения:

— за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных денег. Эти сроки, установленные Порядком ведения кассовых операций №21, составляют:

а) по командировкам — 3 рабочих дня после возвращения из командировки;

б) на закупку сельскохозяйственной продукции, заготовку вторичного сырья и металлолома — 10 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

в) на все другие производственные (хозяйственные) нужды — следующий рабочий день после выдачи наличных под отчет;

— за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах.

Штрафные санкции предусматривают взимание с предприятий (предпринимателей), допустивших эти два нарушения, штрафа в размере 25% выданных под отчет сумм.

При использовании подотчетным лицом выданных ему наличных средств должна соблюдаться установленная в Украине предельная величина расчетов наличными (3 тыс. грн) в течение одного дня с одним предприятием (предпринимателем), установленная Порядком ведения кассовых операций №21, п.1, абзац 5). При превышении расчетов сверх этой суммы средства в размере превышения прибавляются к фактическим остаткам наличных в кассе (п. 7, абзац 4 Порядка №21).

10. Контрольный документ за движением наличных денег, выданных подотчетным лицам

В связи с повышенной ответственностью расчетов с подотчетными лицами для оперативного учета получения и возврата денежных средств на предприятии желательно иметь специальный учетный регистр, например, Журнал контроля выдачи и возврата денежных средств подотчетном лицам (см. рис. 1).

Еще по теме:

  • Какие пособия выплачиваются на третьего ребенка Детские пособия Какие пособия получает женщина в России при рождении ребенка в 2018 году? Общий их перечень на федеральном уровне установлен законом от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей». Другими […]
  • Материнский капитал в красноярске 2018 Материнский капитал в Красноярске и Красноярском крае В Красноярском крае действуют сразу две программы, призванные стимулировать жителей региона к рождению детей. Это федеральный материнский капитал, сумма которого составляет 453 026 […]
  • Как можно истратить материнский капитал Использование материнского капитала В 2018 году сертификат на материнский капитал, выдаваемый семьям при рождении второго или последующего ребенка (детей) в период с 2007 по 2021 годы включительно, подразумевает возможность целевого […]
  • Периодичность прохождения техосмотра грузового автомобиля Периодичность прохождения техосмотра — зависит от возраста автомобиля Любой транспорт на дороге — это средство повышенной опасности. Именно поэтому его состояние контролируется не только самим владельцем ТС, но и соответствующими […]
  • Региональный материнский капитал в новосибирске в 2018 году Региональный материнский капитал в Новосибирске и Новосибирской области в 2018 году Региональный материнский капитал в Новосибирской области принят Законом Новосибирской области от 30.09.2011 г. N 125-ОЗ "О дополнительных мерах социальной […]
  • Материнский капитал в 2018 году иркутская область Материнский капитал в Иркутске и Иркутской области Иркутскую область можно назвать социально ориентированным регионом. Наряду с федеральными мерами поддержки, жителям области предоставляется большое количество местных пособий. При этом […]
  • Материнский капитал на жилье условия Использование материнского капитала на покупку жилья С появлением второго и последующих детей семьи приобретают право получения в Пенсионном фонде (ПФР) сертификата на материнский капитал, а вместе с ним возможность направить его средства […]
  • Регистрация прав на землю сроки Регистрация права собственности на землю Киев Переоформление права собственности на землю Регистрация права собственности на землю Цена - 2500 грн. Срок - 5 рабочих дней подготовка заявления контроль готовности документов […]